Todos aquellos bienes o servicios que son considerados por la Dirección General de Servicios Administrativos o Subdirección de Adquisiciones para la compra a través de proceso licitatorio son considerados, evaluados y autorizados a través del Comité de adquisiciones, Adjudicaciones, Concesiones, Arrendamientos y Servicios de la UACJ para la posterior publicación en el Diario Oficial de la Federación y en el Periódico Oficial del Estado las convocatorias y bases de las mismas, las cuales están disponibles para consulta en el siguiente link Licitaciones

Las áreas e Institutos de la UACJ que requieran de la contratación de un servicio o la adquisición de un bien considerado dentro de las Licitaciones publicadas deberán necesariamente considerar los siguientes aspectos:

1. Solicitar mediante un oficio firmado por el Titular de la Dirección del Instituto solicitante
2. Enviar Anexo Técnico del servicio a contratar o del bien a adquirir en el que se describa detalladamente las características y especificaciones técnicas solicitadas en el formato ( Formato Anexo Técnico)
3. Incluir el Formato Básico de autorización Presupuestal ( Formato Básico).
4. Posterior a recibir las propuestas técnicas compartir al área de Licitaciones el Formato de dictamen Técnico
   Formato de dictamen Técnico Estatal
   Formato de dictamen Técnico Federal.

En caso de tener dudas o aclaraciones referentes al proceso es indispensable comunicarse con el área encargada al correo licitaciones@uacj.mx ya que es responsabilidad de la dependencia solicitante su elaboración, de manera que de omitir cualquier condición o especificación deseable posibilita el que se presenten ofertas con elementos diferentes a los esperados que dificulten su análisis y evaluación.

En Invitación a cuando menos tres personas podrán participar proveedores que sugiera el área solicitante, siendo potestad de la Dirección General de Servicios Administrativos, incluir proveedores que a su juicio puedan ofertar los bienes o servicios solicitados, los cuales podrán ser proveedores registrados en el padrón de proveedores actual.

Todas aquellas compras que provengan de partidas desiertas de una Licitación sean servicios o bienes ofertados por proveedor único o fabricante y/o sea necesario generar un contrato o los montos totales de compra ante de iva excedan los $300,000 M.N deberán ser adquiridos a través del procedimiento de Adjudicación Directa. En estos casos, podrán participar proveedores que sugiera el área solicitante, siendo potestad de la Dirección General de Servicios Administrativos, incluir proveedores que a su juicio puedan ofertar los bienes o servicios solicitados.

Se deberá contar con al menos 3 propuestas susceptibles de ser evaluadas técnicamente, en caso contrario se declarará desierta dicha adjudicación.

Los requisitos para adquirir o contratar un bien por Adjudicación Directa son los siguientes:

• • Formato para Adjudicación Directa (descargar formato)
• • Documento que acredite como Proveedor o Distribuidor único
• • Documento acreditando a proveedor como fabricante
• • 3 cotizaciones vigentes y firmadas preferentemente en hoja membretada.

Compra de bienes y/o servicios por sistema
Para estar en condiciones de subir sus requerimientos al Sistema Integral de Información (Siiv2) deberán tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

Solicitud a través de requisición en SIIv2: Los bienes aplicables a través de requisiciones por sistema son los siguientes:

1. Todos aquellos artículos considerados para compra en la planeación anual de POA y para los que se cuenta el presupuesto necesario para su adquisición; aquellos bienes o servicios requeridos que se tenga contemplado a pago a través de recurso PEA.
2. Las solicitudes de equipo de cómputo, audio y video, siempre que así lo especifique el artículo deben llevar el visto bueno y diagnostico emitido por la Dirección General de Tecnologías de la Información. Es importante también considerar que estos artículos por su naturaleza y volumen de compra son considerados en su mayoría para su evaluación, autorización y adquisición a través de la siguiente licitación de ese rubro que se lleve a cabo, por lo que se sugiere su solicitud sea realizada con tiempo
3. Todas aquellas solicitudes que requieran de algún diseño es indispensable contactar al área de Dirección General de Comunicación Universitaria; de igual manera si la solicitud requiere de alguna adecuación a la infraestructura es indispensable consultar previamente con la Subdirección de Mantenimiento.

A través de oficio: Aquellas compras para las que no se cuenta con presupuesto asignado o en el POA bien requieren de previa autorización Administrativa. Toda solicitud deberá incluir lo siguiente:

1. Oficio de solicitud ( Formato) describiendo la necesidad, características del bien o servicio, estructura programática para compra.
2. Cotización de referencia y/o cotizaciones de expediente. Para toda compra es indispensable contar con al menos 3 cotizaciones vigentes (que no sean impresión de peso de alguna página digital) para poder evaluar y elegir las mejores opciones de compra tanto para el usuario como para la institución. En caso de que la cotización de referencia esté expedida en moneda extranjera siendo proveedor nacional, deberá hacerse la conversión a moneda nacional preferentemente; En caso de ser proveedor extranjero deberán considerarse los costos de envío e importación.

Nota: Es obligación de los usuarios dar seguimiento a sus requisiciones

Las áreas e Institutos de la UACJ que requieran de la contratación de un servicio o la adquisición específica de un bien considerado dentro de las Licitaciones publicadas deberán necesariamente considerar los siguientes aspectos:

Solicitar mediante un oficio firmado por el Titular de la Dirección del Instituto solicitante dirigido al Titular de la Dirección General de Servicios Administrativos, acompañado del Anexo Técnico del servicio a contratar o del bien a adquirir en el que se describa detalladamente las características y especificaciones técnicas, catálogo de conceptos, condiciones de entrega y prestación, listado de entregables por solicitar, bienes que formen parte del servicio señalando las garantías y/o certificaciones requeridas, vigencia y/o calendario de prestación, techo presupuestal (avalado con al menos una cotización vigente no mayor a tres meses) y código programático de afectación, relación de proveedores que estén en posibilidad de prestar el servicio.

Deberá indicar si se requiere una visita a sitio previa a la elaboración de propuestas, quién será la persona encargada de la visita (nombre, cargo, teléfonos de localización), anexar planos arquitectónicos, diagramas, esquemas y/o fichas técnicas de ser necesario.

De igual forma deberá incluir cualquier información adicional que a su juicio sea necesaria o relevante para la presentación de las propuestas por parte de las empresas participantes.

El anexo debe contener todas y cada una de las características, la descripción, las especificaciones y las cantidades de los bienes por adquirir o condiciones del servicio por contratar. Es responsabilidad de la dependencia solicitante su elaboración, de manera que de omitir cualquier condición o especificación deseable posibilita el que se presenten ofertas con elementos diferentes a los esperados que dificulten su análisis y evaluación.

Es por ello que se deberán considerar en su elaboración las siguientes precisiones:

• Documentación que se deberá solicitar: certificaciones, permisos, concesiones, convenios, constancias.
• Especificar las garantías que se requieren.
• Las condiciones de entrega o prestación del servicio.
• Si se requiere solicitar muestras, cuáles serían y qué se pretende evaluar en cada una de ellas, es decir: qué muestras, cómo se evaluarán, qué resultado se pretende obtener.
  • De ser necesario anexar fichas técnicas de los bienes con especificaciones y dibujos o fotografías, o en su caso diagramas, planos o croquis de sitio para prestación de servicios.
  • Aclarar si se requiere de visita a sitio y quién será el responsable, indicando datos para contactar, cargo, teléfonos de localización y horarios.
  • Criterios para evaluación de las propuestas.
• En caso de referirse a marcas específicas, deberán presentar la justificación de esta; esta justificación deberá estar aprobada y firmada por el Titular de la Dirección del Instituto o área solicitante.

Este Anexo Técnico se deberá entregar por escrito rubricado por el área solicitante en original, así como una copia digital por medio electrónico al contacto correspondiente. Toda la información descrita anteriormente es indispensable y no se podrá iniciar el procedimiento de adquisición correspondiente si se omite alguno de los puntos señalados, sin excepción.

De conformidad con lo establecido en las Bases de los procesos licitatorios, una vez que se llevó a cabo la recepción de las propuestas técnicas y económicas éstas deben ser analizadas cualitativamente por el Área Técnica especializada solicitante, a fin de determinar si las propuestas cumplen o no técnicamente y fundamentar el resultado. Para tal efecto se debe elaborar un Dictamen Técnico en el que se deberá manifestar, para cada uno de los renglones o partidas de los conceptos requeridos, si las empresas que presentaron propuestas cumplen técnicamente con las características solicitadas, así como el fundamento de las causas de incumplimiento cuando así proceda.

No está de más reiterar que las causas de incumplimiento necesariamente deben de ser respecto de las características o especificaciones solicitadas, toda vez que es improcedente desechar una propuesta por algo que no fue solicitado.

Por lo anterior es importante destacar que la buena elaboración de un Anexo Técnico es indispensable para coadyuvar a la correcta evaluación de propuestas y elaboración del Dictamen Técnico.