La utilización de los sistemas de información es un tema que no puede ser ignorado por los dueños, directores, dirigentes, gerentes, representantes o administradores de las empresas, en la actualidad se han vuelto esenciales para ayudar a enfrentar cambios de las economías globales,  juegan un papel crítico  dentro de las instituciones, proveen a las empresas de herramientas de comunicación y analíticas para dirigir transacciones y administrar negocios, afectan en la planeación, control, organización y dirección, así como en la toma de decisiones.

El propósito de un sistema de información es recolectar, almacenar y distribuir la información del entorno y las operaciones internas de una organización, con la finalidad de apoyar las funciones, comunicación, control, análisis y visualización de la organización. Guían tanto las operaciones diarias como la estrategia de la organización. Apoya a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos.

Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil que confiere certeza y apoya la toma de decisiones.  En este contexto, la información se transforma en conocimiento, y se obtiene ventaja competitiva.

A la hora de pensar en la implementación de un sistema de información es necesario concentrarse en cinco áreas de conocimiento: conceptos fundamentales, tecnología de información, aplicaciones de negocio, procesos de desarrollo y retos administrativos/gerenciales.  Así pues, para usar los sistemas de información con efectividad hay que comprender la organización, administración y tecnología de información que dan forma a los sistemas.

Los elementos clave de una organización son: su gente, su estructura, sus procesos de negocio, sus políticas y su cultura. Para el desarrollo de un sistema de información es necesario conocer las funciones de negocio, así como la estructura de autoridad y responsabilidades.

Dentro de administración se debe conocer la información que las personas estratégicas requieren para poder dirigir la organización de manera eficiente, crear nuevos productos y servicios, conocer el mercado y en caso de ser necesario realizar una reorganización.

Y por último la infraestructura de TI proporciona la base o la plataforma sobre la cual serán creados los sistemas de información.  De tal manera que cada organización debe diseñar y administrar adecuadamente su infraestructura de TI de modo que se cuente con los servicios tecnologías necesarios para soportar el trabajo, desempeño y rendimiento de los sistemas de información.

Así un sistema de información utiliza cinco recursos básicos que conforman las tecnologías de información: personas,  usuarios finales, especialistas; hardware, máquinas y medios; software, programas y procedimientos; datos, bases de datos y conocimiento; redes, medios de comunicación y soporte de redes.

Para desempeñar estas actividades con eficacia debe de atender diversos factores, dos de los más importantes son los sistemas de información de plan estratégico, que asegurará el apoyo a la consecución de los objetivos estratégicos de una organización, y las políticas de seguridad de la información, que garantizarán la operación y desarrollo en forma segura.